Você já ouviu falar no eSocial? Ele é uma plataforma para o envio digital das obrigações fiscais dos condomínios para os órgãos responsáveis. É importante estar ligado nas mudanças com esse novo sistema que irão afetar diretamente na administração dos condomínios.
O prazo para o cumprimento dessas mudanças já está rolando! Fiqu
O que é o eSocial?
O eSocial é uma plataforma que tem objetivo de integrar o envio de informações trabalhistas do condomínio para o INSS, Receita Federal e Ministério do Trabalho. Antes do eSocial as informações legais do condomínio, envolvendo os empregados e documentação eram enviadas uma vez por mês à administradora.
Agora com as novas regras os dados que dizem respeito a gestão do condomínio, tais como admissão de funcionários, aviso de férias, dentre outros deve ser notificado com antecedência e não após o ocorrido.
Confira o site do eSocial clicando aqui!
Como funciona o eSocial
A principal mudança é que os documentos e dados referentes aos funcionários do condomínio irão chegar de forma online para o governo e quase em tempo real.
O objetivo é coibir eventuais abusos trabalhistas nos condomínios relacionados à obrigações fiscais e previdenciárias. Essas informações já eram enviadas pelo e-Social, o que muda é que o envio agora será unificado e totalmente online.
Confira quais são os documentos que deve conter no portal do e-Social:
GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.
LRE - Livro de Registro de Empregados
CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho
CD - Comunicação de Dispensa
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário
DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
QHT – Quadro de Horário de Trabalho
MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
Folha de pagamento
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
GPS – Guia da Previdência Social
Condomínios que não possuem funcionários: não está claro se existe a obrigatoriedade de adesão ao eSocial nesses casos, mas acredita-se que sim.
Em casos onde existem somente funcionários terceirizados no condomínio, este também deve se cadastrar no eSocial.
O que acontece em casos de não envio?
É muito importante estar atento à transmissão desses documentos e dados para o governo federal dentro do prazo estipulado. O não envio pode gerar altas multas para o condomínio.
A responsabilidade de envio dos dados é da administradora. Porém, esta depende que as informações de dentro do condomínio sejam repassadas dentro de um tempo hábil para o envio dentro do prazo.
Por isso é muito importante a atuação do síndico para a adequação às novas regras. Será necessário uma maior colaboração e um contato mais próximo entre o condomínio, que tem na maioria das vezes como representante o síndico, e a administrado.
O síndico também pode acompanhar de perto se o envio das informações estão acontecendo da forma correta.
Para isso ele pode solicitar para a administrada os recibos de entregas dos dados, uma vez que todas informações enviadas pelo eSocial geram um recibo.
Multas
O não envio de informações dentro do prazo estipulado pode gerar multas para o condomínio. Confira como devem ser enviados algumas das principais informações trabalhista e previdenciária para os responsáveis. Veja também os valores da multa de cada infração.
Admissão de funcionário
Como era: antigamente era enviada através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) até o sétimo dia do mês seguinte a contratação.
Com a mudança: com as novas regras a admissão deve ser registrada até o final do dia anterior do início das atividades do funcionário no condomínio. A multa para o não envio dessas informações pode variar de R$ 402,53 a R$805,06. Em casos de reincidência é cobrado o dobro desse valor.
Alteração de dados cadastrais e contratuais
Deve-se manter atualizados os dados de todos os funcionários. O valor da multada por cada empregado com informações incorretas varia de R$201,27 a R$402,54.
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
É obrigatória a realização de determinados exames médicos em todos os funcionários, tais como exame admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. A multa do não cumprimente nesses casos vai de R$402,53 a R$4.025,33.
Afastamento temporário
Qualquer tipo de afastamento do funcionário, como por exemplo, férias, licença-maternidade, dentre outros deve ser informado no eSocial. A multa nesses casos podem variar de R$1.812,87 a R$181.284,63.
Cronograma para adequação ao eSocial para condomínio
A Receita Federal definiu diversas etapas para a adequação completa com o novo sistema de escrituração digital. Veja como ficou o cronograma estipulado:
Primeira fase: terminou em Julho de 2018. Deveria ser enviada informações das empresas, com o cadastro dos funcionários e tabelas do mesmo.
Segunda fase: termina em setembro de 2018. A partir disso as empresas são obrigadas a enviar as informações relacionadas aos trabalhadores e seus respectivos vínculos, como admissões e desligamentos.
Terceira fase: termina em novembro de 2018. A partir desta data é obrigatório o envio das folhas de pagamento de todos os funcionários.
Quarta fase: termina em janeiro de 2019. Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
Quinta fase: termina em janeiro de 2019. Na última fase deve-se enviar os dados de segurança e saúde de todos os funcionários.